Comment organiser un événement responsable ? (2/3)

Les consommables

Le choix des traiteurs et des fournisseurs de boissons peut être l’occasion de régaler vos hôtes ou les participants de votre événement avec des produits frais, écologiques et locaux. Cette option ne présente que des avantages. En effet, peu ou pas de transports, des produits de saison, des achats groupés, des commandes pouvant être modifiées du jour au lendemain, ce qui permet des économies et un faible gâchis alimentaire.

événement responsable
Traiteur Ethique – Te Createur d’Instants Paris Palais de Tokyo

De plus, vous boostez l’économie locale, et vous pouvez mutualiser vos achats avec d’autres prestataires, négocier des tarifs groupés, et redistribuer les plateaux et les bouteilles selon les besoins entre participants !

Bien sûr, on n’utilise que des gobelets et de la vaisselle recyclables et réutilisables, bien plus agréables et pratiques à utiliser, des coupes en verre que l’on récupère. Des gobelets consignés, au fur et à mesure des événements, reviennent en coût final bien moins cher que les gobelets en plastique, qui prennent beaucoup de place dans les poubelles et sont des déchets peu recyclés. Pour avoir une idée, une Ecocup© coûte environ 0,30 cents l’unité. Si vous proposez des distributeurs automatiques de boisson avec gobelets jetables, installez également des récupérateurs de gobelets, et ne proposez pas de poubelle à proximité…

Tout ce qui est consommable peut être acheté en version écologique : papier toilette (si vous n’avez pas encore pu franchir le pas des toilettes sèches), plaquettes d’entreprise et cartes de visite, bloc-notes et stylos, sacs, pochettes et mallettes… Tous bien sûr imprimés avec de l’encre végétale. Un vaste choix de cadeaux d’entreprise écologiques et durables est maintenant disponible chez les fabricants.

Les tickets d’entrée d’un événement responsable peuvent être achetés en ligne, et transportés sur un smartphone : plus besoin d’imprimer des billets, comme pour certains transports d’ailleurs. Les badges peuvent être récupérés à la fin de l’événement, ou offerts pour être réutilisés ou convertis en étiquettes à bagages.

La décoration

Comme pour les sols jetables, l’ère des fleurs coupées et des décorations en papier jetées le soir même devient de plus en plus obsolète. Si le lieu de votre événement n’est pas végétal ou végétalisé, vous pouvez louer des murs végétaux, des jardins anglais ou japonais, des fleurs artificielles fabriquées à partir de papier et de mousse recyclée, des plantes stabilisées (pas d’arrosage, ni d’entretien) et des décors de plantes fraîches et locales, qui seront replantées ou transformées en compost après l’événement. C’est magnifique, et cela booste l’image de votre entreprise.

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YD DECO – Salon Dream Car 2015 ©

Le commerce équitable

Tous les investissements réalisés dans le cadre d’un événement peuvent aussi s’inscrire dans une démarche sociale et collaborative. Tous les achats faits auprès de communautés ou de populations dans des pays en voie de développement sont un acte d’engagement dans une démarche RSE. Produits locaux ou issus de l’agriculture biologique, produits conçus selon des méthodes responsables de production, cette démarche sera perçue comme qualitative et engagée par vos clients, vos collaborateurs, vos parties prenantes.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à proposer un stand ou un espace à des producteurs équitables, comme un stand « La Ruche qui dit Oui » sur un salon, une manifestation sportive ou un festival (un succès indéniable sur les festivals de l’été 2016). Votre événement peut rapidement devenir prescripteur car au-delà de la découverte des produits (qui ne se limitent pas qu’à l’alimentaire), des actions de sensibilisation voire l’organisation d’une vente en direct peuvent être proposées.

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La Ruche qui dit oui – Salon SIA

Envisagez également des services apportant un « plus » au niveau social : installation, transports, nettoyage, traitement des déchets peuvent par exemple être confiés à des entreprises à vocation sociale, employant des personnes en difficulté.

Les outils numériques

Vos outils de communication peuvent devenir des plateformes d’information sur l’ensemble de vos actions liées à l’environnement, en interne et auprès de vos clients. Vous pouvez communiquer sur la manière dont vous avez organisé votre événement, en essayant au maximum de minimiser son impact, en motivant vos parties prenantes à y participer. Mais aussi proposer des outils permettant sa réalisation : informations sur les transports disponibles et les hébergements, covoiturage, mise à disposition des invitations et des QR codes pour les badges et les accès, documents à télécharger (et ne pas imprimer), services disponibles, mise en valeur de votre événement – et de votre volonté d’être engagé dans un développement durable – sur les réseaux sociaux…

Vous pouvez même imaginer transformer l’événement en défi pour vos salariés, ou en jeu-concours !

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Au final, organiser un événement responsable, qui a le meilleur impact écologique (nocivité la plus faible / apports les plus élevés) n’est pas difficile. Il suffit de penser en termes « d’éco-astuces », de réfléchir à tous les petits détails et d’imaginer des alternatives. Aujourd’hui, en France, il existe une offre importante d’acteurs événementiels engagés sur le thème du développement durable : des lieux, des traiteurs, des loueurs de mobiliers, des animations… qui sont présents pour vous conseiller sur les produits et services existants et testés, avec un reporting environnemental et social.

La deuxième chose à prendre en compte, c’est que le « 100% responsable » ne doit pas devenir un fardeau, mais un objectif. Inutile de vouloir tout changer d’un seul coup, si des habitudes sont profondément ancrées dans votre écosystème. Certains changements sont relativement faciles, comme de choisir un traiteur local ou des plantes et non des fleurs, mais d’autres peuvent être introduites au fur et à mesure, en laissant le choix. Il faut avancer par étapes, action par action.

Est-ce plus cher ? Non, car ce qui coûte cher c’est de détruire la planète. Chaque objet recyclable diminue son coût par son usage : deux fois moins cher après le deuxième événement, trois fois moins après le troisième… et si l’usage est ludique, valorisant, impactant en termes d’image, le gain est significatif. Consommer sans consumer, recycler et non jeter, sont des réflexes à développer autour de chaque action de communication, et l’événementiel est un des domaines où les changements ont été les plus marquants et les produits et services les plus innovants ces dernières années.

Enfin, les usages et les comportements écologiques vont devenir non seulement indispensables en termes d’image de marque, mais aussi au niveau des lois et des règlementations. De nombreuses villes, comme la ville de Paris, ont adopté une charte pour des événements éco-responsables, strictement suivie pour l’organisation de l’Euro 2016. On rentre dans une démarche vertueuse, et on en prend l’habitude. La globalité des démarches ont été prises en compte pour la certification ISO. Et aujourd’hui les organisateurs s’engagent de manière structurée et créent des méthodologies, tests après tests, qui peuvent aussi être appliquées au sein de votre structure pour l’ensemble de vos événements.

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Pour une veille sur les bons usages, pour vous apporter des idées et des exemples, pour organiser votre événement de manière responsable, ou pour obtenir une liste de prestataires certifiés pour votre événement, contactez-nous.

Sources : 3.0EvoleosYD DécoTe Traiteur Green Evénements

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